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2008,06,18, Wednesday
管理組合の滞納者対策として、社内にコールセンターを開設しています。
昨年5月より、管理組合の管理費等が滞ってしまった方へ、大阪のコールセンターから電話する方式に切り替えました。
これまでは、個々のフロント担当や会計担当が、時間の空いているときに電話していたのですが、引落日前後に集中してかけないと効果がない上、勤務時間以後や土曜日でないとつながらない方も多いため、専門部署をつくって連絡を徹底するようにしました。 電話履歴を入力し報告するためのシステムも、新たに社内で構築しました。 今年の7月からは、滞納して6ヶ月を経過した方について、順次、理事長様に次のような報告書をご提出するように切り替えます。 管理費の滞納は、習慣になる前に、早い段階で芽を摘むことが大事です。 大阪のコールセンターは、そのような役割を果たすために、日夜活動しています。 
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2008,03,14, Friday
マンション管理組合の役員の皆様へのアンケートを実施しています。
昨年8月より、弊社が管理をお受けしているマンション管理組合の役員の方々へ、アンケートへのご回答をお願いしています。
設問は大きく次の3つに分かれています。 1.担当社員（フロント担当）の業務について 2.管理員・清掃員の業務について 3.支援部門の社員（会計担当、技術担当、緊急センター、支店体制等）について それぞれの対象について、基本的姿勢、対応の質と速さ、身だしなみ、提案の有無などについて、５〜７項目お聞きしています。 概ね好意的なご意見をいただくことが多いのですが、ときには大変厳しいご指摘をいただくこともあります。このときは、上司をはじめとして、社長まで必ず目を通し、対応を協議します。 とはいえ、お会いしてみると、厳しいご指摘は「御社への期待が高いせいで」とおっしゃっていただき、ほっと一安心という場面もありました。 いずれにしても、現場が手にとるようにわかるということで、経営陣には好評なので、今後もバージョンアップしながら継続していく予定です。 理事会が毎月のように開かれている現場から、順次行っています。 役員に就任されてから半年程度をめどにお願いしていますので、忌憚のないご意見ご要望を寄せていただくようお願いいたします。
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2007,12,25, Tuesday
電話応対向上のための滑舌体操を毎朝行っています。
今春、全社員が電話応対の研修を受け、それ以来毎朝、全支店・営業所で滑舌体操を行ってきました。
特にご紹介できる映像はないのですが、このところ目に見えて（正確には耳に聴こえて、でしょうか）効果がでてきたように思われるのでご紹介します。 早口言葉と電話応対の決まり文句のセットを、毎朝持ち回りで社員が代表して唱え、他の社長以下の全社員がそれに続けて復唱します。 代表的な早口言葉の例だけ挙げますと、 水曜日 お綾や親にお謝り お綾や八百屋にお謝りとお言い 木曜日 少女シャンソン歌手 新春シャンソンショー 一般社員はもう慣れてしまったので平気なのですが、新入社員は持ち回りの番に回ってくると必ずつまづきます。何か新鮮な感じがして微苦笑がもれますが、その都度、このエクササイズは効果があることを実感しています。
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2007,10,17, Wednesday
建築知識に関する研修を実施しました。
秋の管理員研修のシーズンが巡ってきて、各地でまた研修会を開催していますが、今回は大阪での研修会をとりあげます。
建築関連の用語は独特で、はじめて聞いた方には容易に理解できないものがあります。 たとえば、「パラペットの笠木にクラックが来ているから、Uカットしてエポキシで埋めて復旧する」と言われても、最初は何のことかさっぱりわかりません。これは、管理員も同じです。 これが「屋上外周の立ち上がり部分の上部にひびわれがあるから、U字形にカットしてエポキシ系の樹脂で埋めて（防水を施して）復旧する」という意味だとわかるようになるには、やはりこうした研修会が必要です。 今回は技術担当の真砂副支店長が、映像を駆使してわかりやすく説明していました。 こうして、清掃したり巡回したりしながら、建物の異常に気づくことのできる管理員を養成しています。
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2007,09,04, Tuesday
管理室の個人情報保護監査を行っています。
 プライバシーマーク認証を取得してから一年。今年新たな取組みとして、＜管理室における個人情報の保護＞について“監査”を行うことにしました。 管理室はマンションの共用部分であり、私共の事務所では有りませんが、私共の管理員が管理させていただいている以上、そこにおける個人情報保護は最重要課題となります。 以前よりこのような文書を管理員研修で配布し、管理室における個人情報保護を徹底してきましたが、実際無理なく運用できているか？ということで、共通のチェックシートに基づき、社員が全管理室を監査（確認・改善）しています。
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