「Web理事会」現地よりLIVE

2021.08.01

コロナの影響から、当社でも様々な社内会議をWeb上で実施しています。

音声が聞き取りづらかったり、発言タイミングが難しかったりと試行錯誤の毎日です。

 

当社で管理させていただいているマンションでも、Web理事会を取り入れる組合が増えています。しかし、現行の管理規約ではWebでの開催は想定されていないため、「理事会運営細則・Web会議システムを用いた理事会運営細則」の制定・改訂をお勧めしています。

 

Web理事会を行うと様々なメリットがありますが、中でもメリットが大きいのが投資型マンションの理事会です。

投資型では遠方にお住いの役員さんも多く、これまでは当社の会議室を提供し理事会を行ってきましたが、Web理事会では「自宅等にいながら理事会に参加できる」と好評です。

一方で、「理事会開催時にマンションを訪問して現状確認できたのに」との声も聞かれました。

 

そこで、試験的に当社のフロント担当が現地にてWeb理事会に参加し、理事会議案「給水ポンプ故障」「粗大ごみ不法投棄」「フェンス工事完了」等の場所をLIVE映像で説明するとともに、各種共用設備（屋上・地下室・ポンプ室等）を紹介する「マンションツアー」を併せて実施しました。

参加した役員さんには大変好評でしたので、「これで役員を引き受けて頂ける方が増えるかも？」との期待も抱いています。

 

また、マンションの総会をWebシステムで行うには、参加者の本人確認・議決権行使方法・総会時に通信障害が発生した場合等（組合員の権利担保）、様々な問題があり、ルールの説明を組合員にご説明・ご理解いただいた上で、管理規約等の改正が必要となります。

現在、行政の諮問機関において標準管理規約の改正を検討しております。

 

新しいシステムに、既存ルール（法令等）が追いついていないのが現状です。

 

今後ネット社会が発展し、臨場感あふれるバーチャル総会の開催も近いと考えます。

当社では、これからも法改正等の最新情報をフロント担当者より迅速にご提供させて頂きます。