ペーパーレス

2018.06.01

友人の勤務先では、書類を徹底的にデータ化する「ペーパーレス化」が進んでいると聞きました。

書類が無いのでファイルがない。

ファイルが無いので書庫やキャビネットがない。

最終的にはオフィスの賃借面積がかなり縮小されたそうです。

 

我が家でも、ペーパーレス化の一環として写真を全てパソコンで保存しています。（単にプリントしていないだけですが･･･）

アルバムが無い分、部屋のスペースをとられることはありません。

 

子供が生まれた当初はたくさんの写真を撮りデータ整理を楽しんだものですが、年々整理を怠り、今では撮りっぱなしの入れっぱなしで、気がつくとパソコン内には膨大なデータが散らかっていました。

今となっては整理をする気も起こらず、整理されていないので見返すこともあまりなくなりました。

 

更に最近、火事や大災害に備えて写真データをオンラインストレージに移行させました。

これで我が家のパソコン容量もスッキリし、物理的なスペースにもデータ容量にも全く影響がない状態になりました。

しかし便利になった反面、身近に存在しなくなったので、ますます古い写真を見ることがなくなったような気がします。

 

マンション管理組合様からも、積年の会計書類や各種届出書類などが膨大になり保管場所に困っている、という相談をお受けすることがあります。

当社ではこのような場合、書類に応じた保管年数や廃棄方法等を規定する「組合文書管理細則(案)」を提示し提案をしています。

 

マンションの組合保管文書は、管理室内の限られたスペースに置かれていることがほとんどです。

物理的なスペース問題の解消手段として、これからは組合保管文書をデータ化するのもひとつの解決方法かもしれませんね。